Drittmittelservice

1. Senden Sie Ihren Antragsentwurf (bzw. ggf. die finale Version) inkl. Budget und andere wichtige Anlagen VOR der Einreichung an unsere E-Mail-Adresse (drittmittelservice.philkult(at)univie.ac.at) zur Durchsicht. Dafür sind bitte 3 Wochen Zeit einzuplanen.
2. Das Drittmittelservice überprüft das Budget und den Antrag auf Vollständigkeit und formale Kriterien. Bei FWF-Anträgen im PROFI-Modus müssen keine Unterlagen geschickt werden, solange sie in ELANE einsehbar sind. Wir bitten Sie aber, dem Drittmittelservice kurz Bescheid zu geben, wenn Sie eine Überprüfung der Unterlagen wünschen, spätestens jedoch, wenn Sie bereit sind einzureichen.
3. Wenn Sie Hilfe z.B. bei der Kostenkalkulation benötigen, können Sie sich jederzeit an das Drittmittelservice wenden. Außerdem finden Sie Berechnungstools und hilfreiche Links im internen Bereich/WIKI.
4. Die Fakultät benötigt die Zustimmung der Institutsleitung, dass das Projekt am Institut durchgeführt werden kann und die nötige Infrastruktur (insbes. Arbeitsplätze) zur Verfügung steht. Ein formloses E-Mail der Institutsleitung an drittmittelservice.philkult(at)univie.ac.at ist ausreichend. Falls die Institutsleitung auch der/die Antragsteller*in ist, wird das OK der stellvertretenden Institutsleitung benötigt.
5. Falls Sie befürchten, von der Kettenvertragsregelung (§109) betroffen zu sein, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung, um das im Vorfeld abzuklären.
6. Wenn Sie bereit zum Einreichen sind, benötigen wir die finalen Antragsdokumente für die Erfassung in u:cris, sowie natürlich jene Dokumente, die vom Dekan gezeichnet werden müssen. Übermittlung bitte ebenfalls an drittmittelservice.philkult(at)univie.ac.at. (Eine Ausnahme sind wiederum FWF-Anträge, die über ELANE abgewickelt werden.)
7. Die unterfertigten Dokumente erhalten Sie innerhalb einer Woche (in der vorlesungsfreien Zeit innerhalb von 14 Tagen) retourniert, wenn ein Scan per E-Mail ausreicht; ansonsten werden Sie über die Fertigstellung informiert und gebeten, sich die Originale am Dekanat abzuholen.

1. Der Förderantrag wird in u:cris erfasst, wo auch die nötigen Antragsunterlagen hochgeladen werden. Diese Daten werden streng vertraulich behandelt, und es hat nur ein kleiner Kreis des bearbeitenden Admin-Personals sowie die Projektleitung Zugriff.
2. Sobald Ihnen die Entscheidung des Fördergebers vorliegt, leiten Sie diese bitte an uns weiter. Bei einer positiven Entscheidung benötigen wir außerdem den Fördervertrag und, so nicht im Vertrag enthalten, das Datum des Projektstarts; bei einer negativen Entscheidung das Datum der Ablehnung. Auch diese Daten und Unterlagen werden in u:cris hinterlegt.
3. Danach wird der erfolgreiche Förderantrag in u:cris als „Bewilligung“ (und in weiterer Folge als „Projekt“) angelegt. Diese Bewilligung dient der DLE Finanzwesen als Grundlage zur Erstellung einer Innenauftragsnummer (IAN), die zur Abwicklung des Projekts über das Konto der Uni Wien nötig ist. Diese IAN (sowie weitere wichtige Informationen) werden Ihnen von der DLE direkt per E-Mail zugeschickt – im Normalfall ca. einen Monat vor Projektbeginn.
4. Der FWF wickelt derzeit Verträge über ein System namens sProof ab. Für eine elektronische Unterschrift dort ist eine Austria ID nötig. Nähere Informationen finden Sie hier: Intranet: FWF-Besonderheiten

Über das Dekanat werden aktuell sämtliche Förderanträge der Kategorie „ad personam“ (§ 26; Vertragspartner sind die Antragsteller*innen) und alle §27-Projektanträge (Vertragspartner ist die Forschungsstätte) mit einem Budget von < 100.000 EUR eingereicht.

§27-Projekte mit einem Budget ≥ 100.000 EUR sind über die DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung (FSNF) einzureichen (dies betrifft insbes. EU, FFG, ERASMUS+, u.a.). Diese werden von den Mitarbeiter*innen der DLE FSNF geprüft und vom Rektorat gezeichnet.

Achtung: Ausnahmen gelten bei manchen FWF-Programmen – in diesen Fällen liegt die Grenze bei 700.000 EUR. Erst ab 700.000 EUR erfolgt die Freigabe über das Rektorat, darunter durch die Fakultät. Dies betrifft aktuell folgende Förderschienen:

• FWF ESPRIT

• FWF Einzelprojekt (PAT)

• FWF "1000-Ideen-Programm" (TAI)

• FWF WissKomm

• FWF Top-Citizen-Science-Programm (TCS)

Bitte informieren Sie die Fakultät jedoch auch über Projekteinreichungen, die vom Forschungsservice administriert werden, da auch in diesen Fällen die Fakultät involviert ist (zB Arbeitsplätze, Anstellung und Karriereentwicklung, Overheads). Bei einigen Programmen, wie z.B. FWF ASTRA und ERC Grants, ist eine schriftliche Unterstützungserklärung der Fakultät nötig. Informationen dazu erhalten Sie von den Bearbeiter*innen der DLE FSNF.

Eine Übersicht zum Einreichprozess (Unterschriftenregelung) an der Uni Wien finden Sie hier: 

UNTERSCHRIFTENREGELUNG im Intranet

Einreichung über ELANE im PROFI-Modus:

Wir können Ihren PROFI-Antrag in ELANE sehen und auch bearbeiten, sobald Sie ihn unserer Fakultät zugeordnet haben. Wenn Sie eine Durchsicht wünschen, würden wir Sie aber bitten, sich kurz zu melden, da wir ungefragt nicht in die Anträge eingreifen. Bitte reichen Sie aber nicht ein, bevor eine finale Prüfung durch das Drittmittelservice der Fakultät (bzw. ggf. durch das Forschungsservice) erfolgt ist.

Bitte beachten Sie, dass nach der Einreichung Ihrerseits der Antrag zwar noch durch die Fakultät freigegeben werden muss, allerdings nur bedingt verändert werden kann.

NB: Analoges gilt für die Erstellung von Verträgen, die über ELANE abgewickelt werden. Dabei ist zunächst die Einreichung (Ihrerseits, nach Vorgaben des FWF) und anschließende Freigabe (fakultätsseitig) u.a. der Vertragsinformationen (inkl. Datenmanagementplan) notwendig. Erst danach erfolgt die Erstellung des Fördervertrags durch den FWF.

Weitere Informationen finden Sie hier: Intranet: FWF-Besonderheiten